控制邮件于股掌之间

控制邮件于股掌之间

本文由 林津韦 于 2008年3月30日 翻译结稿.   (PDF版本)
原文出自: David Allen

管理如潮般的邮件信息正成为我们大多数人需要每天应对的挑战.人们丝毫没有减弱抱怨的声音.我们惊呼"狼来了!",可是又无法抵挡它们的到来.因此利用一个良好的系统化方法来掌握,处理它们是我们保持清醒状态的关键.

如果你是那些能够在大多数时间维持你的邮件数量少于满屏状态的那一小部分人(可能因为你的邮件数量较少或你能快速而又连贯地处理它们),你的系统或许工作良好.如果你通常在收件箱中滞留更多的邮件(百封,千封?)时,你容易变得压力重重,麻木于同数字世界的联系和沟通.

出于离散的消息的庞大数量以及它们所呈现的速度上考虑.邮件就像是个独特的,拥有生命的恶魔.但是,邮箱本质上如同放置于桌面的文件筐或应答机,仅仅是一个放置需要进行适当地评估,处理和整理的新进通知,信息的收藏盒.如同管理你的文件筐一样,当通知,信息到来时,我们大多数人没有时间或意向去处理和整理它们,因此控制邮件也将面临同样的挑战.它们很容易被贴上"阶段性"或"悬而未决"的标签,我们只是简单地浏览,阅读,没有决定如何处理或有效整理,最后邮箱便形同一片泥泞的沼泽.(我曾经遇到过一个收件箱内拥有多达7000封恼人邮件的客户.)

最大的挑战

邮箱如同一个收件箱,需要定期清空以达到最佳功效."清空"并不意味着完成了涵盖在你的邮件中的所有工作.它需要你依据单体内容作出决定如何处理,并相应地整理它们.无论是你桌面上的文件托盘或是应答机,任何形式的收件箱都应用同样的过程.它们只能是流程的中转站,而不是仓库.比起基于语音和书面信息,电脑的邮件数量过于庞大,以至我们畏惧于将它清空.如果你仅仅让它们不断在那儿堆积,你是看不到一丝曙光的.与其维持这些不断增长,未经整理,需要你重复阅读,重复评估的"凝块",你比如每隔一两天从完全干净的收件箱开始你的工作来得有效果.

基础

我们已经领略了人们用来管理邮件的数百种独特方法,并且大多数都工作地相当优秀.没有丝毫的失误,积存也没有持续增长,人们很容易便能找到他们需要采取行动的邮件.这儿就介绍一些通用于所有人的基本步骤:

使用删除键(DELETE)!对于很多人而言,他们可以从容地丢弃自己的物理信件,却无法自如地应用于电脑系统,将邮件删除. -或许是因为邮件既不占据太多的物理空间,也可以放置于你无需直接面对的地方.但是它们占据我们心灵的空间,因此请删除任何我们并不真正需要的东西.这对我们管理如潮的邮件至关重要.当你开始质疑时,请将其丢弃.如果你已经让邮件堆积如山,或许你首先要做的就是清空它们.有时我们可以通过点击"送件人(From)"按钮,依照邮件的来源重新索引邮件.通过这种这种方式,你可以一次删除许多的邮件,或许这样操作起来更加容易.

使用文件(File)来管理!使用简单的存储系统来管理你希望保存的文档和相关信息.如果你是个"疑惑时保留它"的人.这很好,但是请不要堵塞你的收件箱.在你的导航条中创建参考目录(Reference Folder)和文件用来保存此类邮件.与在于一个你自我命名的目录中寻找相比,我们更加容易在收件箱内的500封甚至是1000封邮件中迷失.通过关键字,你可以利用搜索功能很容易地找到需要的一切.请不要使用嵌套的目录,它需要你多次点击才能找到相关文件.维持一个简单的字母索引表(通过标题(topic),主题(theme),或是人)通常是更具效率和更容易的方法.当你空闲下来无事可作时请将这些文件清除.

在两分钟之内完成!运用令人反感的2分钟法则来管理邮件是至关重要的.任何事情都能在2分钟内被处理完.如果你打算开始做,请在接触到的第一时间内将它处理完.否则,你可能需要花费更长的时间在重复阅读,关闭,打开的工作上.在十分繁重的邮件环境中.至少有三分之一的邮件只需要少于2分钟的时间便可以处理好.

整理"行动"和"等待"的邮件!如果你已经删除,用文件来管理并且处理完你的"两分钟邮件",你将剩下两种形式的邮件:(1)需要多于两分钟来处理的邮件,和(2)需要等待别人才能完成的邮件.一个简单迅速的方式是在你的导航栏上创建两个目录 -"行动"(Action)和"等待"(Waiting For).和相应的文件.这些目录必须明显区别于你所创建的参考目录(Reference Folder),并需要放置于目录列表的最顶层.你可以通过大写目录名或是加上前缀符号,例如"@"标识或"-"标识(任何一种都可以使你的目录保持最顶层.)

当你完成删除,文件化管理,"两分钟邮件"处理并通过整理邮件到行动提醒型目录(action-remingding folders)后,你将只会剩下一个空荡荡的收件箱.我们现在至少更容易回顾和评价你手头的更为完整的工作清单,你也将发现将注意力集中于邮件或是其他事物变得更加得容易.

继续挑战

你必须继续回到那些需要采取行动的邮件中去.一旦你清空了收件箱,这将令你感觉神奇.但是请不要忽略那些你整理好的成批需要采取行动(ACTION)的邮件.利用电脑作为提醒工具可能会导致"离久情疏"并发症.如果你不经常回顾它们的话,它们便开始折磨你的心智.令你产生不良感觉,越发地逃避.人们将邮件遗置于收件箱的理由与他们习惯在桌面上堆积物品的理由相同,他们通常认为"如果它摆在我面前,我将不会失去或忘记它".事实上这种表面的视觉暗示习惯已经被堆积成山的邮件数量和模棱两可的处理态度所破坏.我们很容易通过在某处整理好的行动(ACTION)来评估你的工作强度.但是它需要建立一个良好的定期审查的习惯,以便了解那些眼下不在处理的事物状态也是OK的.

所有的步骤都需要花费时间和精力,自命能够在没有安排必须的人力资源来处理的情况下,你能很好地控制邮件将会带来混乱和压力.这些最佳的练习将使这个过程更为有效.但是通过控制它们所获得的自由并不是真正的自由.如同人们正开始接受将通勤时间作为他们生活和工作的时间一样.你必须在你的生活和工作模式中调整出时间和精力用来处理邮件.

自定义方法

伴随着个人管理软件的持续地升级进化.无论是传统桌面还是形形色色的应用程序,插件中.孕育出了多元化的,丰富的管理邮件的可能性.它们可以重新编码,标识颜色标签,或自动文件化.它们能够依据送件人的优先级排序.它们能够被推延处理.它们能够被转化任务和To-Do,融合到软件的其他管理功能中.

如果你设定并习惯于只为需要采取行动(ACTION)的邮件设定一个简单目录时,请你尝试设定一些特定的子目录,你将发现它们十分有用."阅读/回顾(Read/Review)"目录可以用来保存FYI(For Your Infomation:供你参考)类型的邮件(虽然长篇的打印版本更容易管理)."准备打印(To Print)"目录当你通常不在打印机旁边时,将十分有用.有些人发现花费时间来编辑他们所保留的邮件的主题十分有用,这样的主题将影响他们所采取的行动.

最佳实践

但是无论你如何调整它或者你使用多么酷的特性或好的技巧,你需要探索并且将其作为一种持续的功能融合到你的个人系统中去.一个良好的流程的关键的因素在于是否通过不断地"驯养它的兽性",使其为我所用.

将"行动"和"非行动(参考)"邮件放置于不同位置.当你每次面对这个问题时,都将面对这个复杂又具有压力的过程,以至于你无法开动大脑连续地将它们区别开来.一个系统会比你的大脑运转地更加良好.参考目录下的邮件依然需要处理,因此将会使你产生焦虑;而停留在收件箱中的邮件中那些可恢复的信息将使你的焦点模糊不清.因为大多数的人本来就不具备一个良好的行动提醒系统.他们尝试让参考目录成为一个系统.提醒他们该做什么,但并不是真正工作地很好.如果它们是不同的东西,请允许给予它更多的自由,让你更容易维持像要的参考材料,让它成为一个图书馆.

保持整洁.残留似乎是自我产生的,但它不会自我消除.删除你能够删除的,时常整理你的参考文件,当它失去时效,失去价值.

不断地检视它们.使用任何行动提醒系统,如果你不检视,重新评估你所要采取的行动,你的思维将收回工作;你将无法很好地完成工作.你将不愿意去审视你的系统并且不相信自己所做的任何事情.一切都来源于你同自己达成的一个秘密协议 - 不再检视我的行动.

提高打字速度.我们可能粗心地忘记提醒你邮件管理的一个极为重要的要素 --- 你的打字有多快?利用快捷键你可以多便捷地编码?不但低打字速度影响效率,它更滋生阻碍使你不愿意处理那些需要高度注意力的邮件.如果你无法达到至少每分钟50个单词的速度,请到这儿进行一个打字训练练习,将使你的世界产生不同.

我们推荐使用你能够采用的最为简单的方法,特别是当你从头开始学习控制这个领域的时候,请坚持这些基本的最佳实践.或许你已经相当熟悉如何管理邮件,想通过一些看似更为复杂的步骤,实际实现更为简化的结果.这将是十分了不起的.我们的挑战是保持现有,完整性和一贯性,而不是追求付出更多无回报的实践和精神付出.你的进程是如此的简单,自动化,以至当你并不想如此做的时候,它都为你很好地维持.

邮件,与所有强大的工具相同,既能是富,也能是祸.在工作中如果你需要这种工具,你就需要改善任何它被应用到的地方,使它被使用得更加精明更加安全.它将带给你效率的巨大提升,但当它远离你时,它将会给你带来严重的职业灾难.

林津韦
个人成长的实践之路
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