紧急vs.重要, 以及第五个效率技巧

紧急vs.重要, 以及第五个效率技巧

不久前，我写过一些关于“如果把所有的事情都放在重要的位置...”的东东，以及，坚持精简你的任务列表为什么带来好处的文章。这次，我想解释一下以前提到的紧急和重要的概念，并在我所使用的“处理分散任务的4种技巧”的基础上，提出第5种方案。

紧急与重要是完全相互独立的. 一旦你了解了这一点, 从任务表中挑选优先任务就变得容易多了. 通过一个简单的任务图表可以很好的理解这个概念.

我发现, 一旦你将任务表可视为这种二维的表格, 就会有下面几个特性.

1. 从那些叫嚷着立即去做并使你精疲力尽的事情中, 你可以将能够提升事业的任务梳理出来. 这是提高效率的一个重要的分类和区别.

2. 如果一直保持任务表的二维可视化, 你就可以根据情况快速处理右边象限中的任务. 而且你应该尽可能地关注右上象限的任务, 并优先处理它们. 在一天的工作中, 忘掉左边象限. 如果工作压力减轻时, 就可以尝试左下角象限中的任务. 如果份内的差事都完成了, 就可以考虑左上角象限了. 关键是, 你永远知道应该做什么.

3. 这样就会形成David Allen所谓的“心智若水”的感觉。面对庞杂的任务列表，依然能保持平静的心态。即使有巨多的事情同时进行，你也一定能把所有的事情放到二维表格中，并作出正确的判断，谁的优先权最大。

我不赞同艾伦所主张的传统GTD邪教哲学, 因为这个理论主张你尝试去填满一个单一信任系统. 我曾经写过自己使用的4个效率技巧, 叫“分散任务管理”, 而且也尝试过传统GTD。我发现“分散任务管理”更适合我的工作方式。当你发现自己很别扭地控制项目向最新、最好的生产力理念靠拢时，我因为这是很糟糕的。基本上，你需要了解不同生产力理念的基本原理，然后找出适合你的内容，形成自己的理论。

所以，我要与大家分享我一直使用的，用于分散任务管理的第五种技巧。它是进行任务分类和时间安排的简单有效的工具，同时让你快速找到解决方案，并防止收件箱被垃圾堆积。

1. 想象中把上面的图形叠放到你计算机的桌面上（或者，如果愿意，可以把它设成桌面背景）。
2. 拖动所有的资料（URL链接，文本，图像，音频文件，表格，所有和工作相关的东西），把它们放到桌面上相应的象限。URLs就是指那些在你工作中需要用到的某个网站的网页。你也可以把一个任务相关的一堆资料塞进一个文件夹。
3. 现在将所有的文件名改为“动宾结构”（例如,"处理退税"的URL链接到IRS.gov网站的在线档案页面）

这就是这个技巧的精华部分，它看起来多么简单。它建立了一个任务的全局图，并推迟低优先级项目，但仍然会关照他们。这样，你就不会在杂草丛生的收件箱中，到处寻找每个任务相关的内容。让你们看看我的桌面。

正如你所看到的，依照上面的“紧急与重要象限图”，项目被放到所属象限大概的位置。我发现这个技巧与其他4个合用起来，对我每天工作的管理特别有帮助。如果你有自产的效率技术，我愿闻其详。