培养每周回顾的好习惯

                                                 培养每周回顾的好习惯

                 每周回顾是指: 有规律的登记以及更新你的任务清单和项目清单, 它是David Allen的高效率完成工作体系的最重要的方面之一。当人们讨论GTD(Getting things done)体系时，他们往往关注于这一体系统的“获取”部分，也就是执行该体系的第一步：让自己心无杂念然后找到你习惯的记录方式（来记录你的计划）（无论是微软的Outlook,一个日记本或一个文本文件均可）.但仅仅让自己心无杂念还不够:你需要通过有规律的回顾来确定你所关注的恰恰是工作中的问题。我制定了最近五个星期的计划并且每周都（对计划的执行）进行回顾，结果，我的精神状态有了很大的改观。 
                 简而言之，经常地回顾能够确保一切井然有序,确保你给自己安排的工作恰恰是自己应该去做的 ，确保手头没有未经处理的紧急的电子邮件，确保你的计划是在不断更新的，确保你处于身心愉悦的状态并能确保你时刻都在进步。对你而言，没有什么感觉能比处于以上几种状态中(的感觉)更好的了。这种状态就是David在书中的谈到的工作效率较高的平静的精神状态，而每周的回顾则是达到这种状态的非常关键的因素。

                 把每周回顾列入日程表
                把每周回顾列入我的日程表中是我要做的第一步.我一般在每周五下午做每周回顾,因为在周末之前让我感觉到一周就要结束了(应该总结一下了).有些人习惯于周日晚上作回顾,这样在下周一时对刚刚总结过的事情印象比较深刻.作好回顾的关键是把它列入日程表,你应该拿出30分钟的时间把你的(回顾)日程安排好,无论是周五,周一或周日均可,并且要(给日程表中的每周回顾)作一个提醒的标记.

                 细化回顾
                 我的每周回顾的观念的最大问题是这种观念没有什么组织性:我到底在回顾什么,每周回顾是不是会成为我每周必做的任务(像平时所做的任务一样)?但回顾并不是什么复杂的事.你所要做的就是检查一下你的各个方面的收获,也就是你在整个一周不断获取的资料,并确保所有的事情都井然有序.在我开始一周回顾之前,我一般会清空我的电子邮件的收件箱以确保能够捕捉到所有的信息,并样就可以开始回顾了. 以下是我的一周回顾的示例.
                 Email: 回顾并且去除Hold文件(中不再重要的事情),尽量地处理个人生活和工作方面的电子邮件.(更多的信息请参考: Trusted Trio) 把拖了很长时间都没有处理的事情放到to-do(将要做的事情)列表中.
                To-do列表: 浏览我当前的任务列表; 去除那些不再重要的事情.重新给下一周要完成的工作项目排序.
                项目: 把每一个项目下一步要完成的任务都放入”to-do”列有; 修改和清理项目列表来使它能反映出当前的状态.
               日历: 检查下一周的约会和会议;把(参加约会或会议)预先要做的必要的准备工作加入到”to-do”列表中.
              (由于处理事情的方式上的不同,你的回顾列表可能与我的不同.但大体的思想是相同的)
              这就是我的每周回顾. 这其中只有四项,一旦你养成回顾的习惯,整个的回顾过程大概20分钟. 然后, 无论是在周末休息还是在一个新一周的工作中,你都会感觉到工作在你的牢牢掌握之中(顺利地进行着),并且你也做好了进行下一步工作的准备.
              为什么不这周五下午就开始你的每周回顾计划呢?现在就开始吧.