编写规范的质保书（三）

怎样写得简洁

 

让您的质保书通俗易懂第二个原则是要写得简洁。

要写得简单，就要使用短句。长句会显得拖沓、并难以阅读。如果你句子就平均而言长于约25字，你应该考虑缩短。办法是避免长而复杂的句子，例如：

 任何我们新近出售、安装的零部件在质保期内被发现有缺陷，或如果制作工艺被发现存在问题，在我们正常工作时间（不包括星期六）汽车被送回我们的商店，我们的店营业，并没有包括周六，我们依照我们的选择，应该负责，要么对手艺缺陷故障零部件进行修理或进行更换，在一个合理的期间内，一般不会超过30天。

这句话可以通过变为几个短句来改善。

如果我们在您车上安装的任何零部件在质保期内被发现存在缺陷，，或工艺存在缺陷，把车带回我们的商店，在我们正常工作时间营业（我们的正常工作时间不包括星期六）。  我们将修复所有的手艺缺陷，修理或更换所有有故障的零部件，依照我们的选择。我们将这样做向你不收取任何费用。我们将完成这项工作，在一个合理的时间，但在任何情况下，在30天内或更少。（ 5句，平均17个字）。

另一方面，如把所有句子都变成10个字令你的读者生厌。同时，注意不要把长句变成句段，除非你在写列表或对图表注解。片段往往比完整的句子更难理解，尤其是当他们是一个段落的的一部分。例如：

保修书只包含制造缺陷;滥用，误用，及安装不当，并不包括在内。可通过zyx公司或zyx经销商获得服务。客户的责任-按用户手册保养86型。

有时一个句子是冗长而杂乱的，因为它在句子中间包含另外的短语。举例来说，作者因该将以下的句子中括号内的信息独立成句。

所有维修应在由XYZ批准的维修站进行，（这类维修站部分列表包含附件一个单独的文件中，维修站变更恕不另行通知，因此买方还是应查看本地电话簿），如果购买者书面提出其他要求， XYZ会对书写给予指导。

可以把它变为几个句子来改善，是这样的：

为了获得维修，你必须将产品退回产品到经XYZ批准的维修站。如果你对修理另有要求，以书面形式通知我们。我们将告知你如何写作，如何处理。我们已附上了维修站清单，如有变化，恕不另行通知。你的名单很可能不是最新的，因此，你应同时查阅当地电话簿。

为了写得简单，对相关项目列表。有时列表比叙述更为有效。但不要使用列表，对以外内容;太多列表，是对阅读造成困难。如果列表相当短，您可以用不加编号方式。如果列表内容存在关系，你需要添加行号。这里有一个质保书如使用列表会有所改善，：

质保范围并不包，由于事故，误用，滥用，火灾，水灾，意外引起的设备损坏，或其他与XYZ无关的事故 ;使用电压不正确;使用错误的保险丝;不当或不足的通风，;未能遵守XYZ的操作要求;或不当或擅自的修理。

这段内容运用列表可重写，：

质保范围并不包括由于误用，滥用或事故引起的设备损坏，例如：

使用不正确的电压;
使用不正确保的险丝;
使用不当或不足的通风;
未能依照XYZ的公司的操作要求;
不当或擅自修理;或
火灾，水灾，意外，等其他与XYZ公司无关的事故。

如果您使用的列表，确保项目样式相同。使用相同的语法结构。这里有一个令人困惑列表的例因为没有使用相同的结构：

不包含或有限制：

1、制动器。如果还有1 / 3或以上的衬片制动器衬片是不更换的，。
2、本质保并不适用于汽车机械故障显示是由司机滥用造成的。
3、本质保不包括正常的维修项目。
4、油耗过多是指油耗超过每1000英里 2-1/2夸脱。
5、阀门-X YZ将研磨阀门，如果压力差额达50磅。

 
这个列表可以通过将这些项目运用同样的结构可加以改进。例如：

这个质保包扩及不包括

本担保的范围并不包括：

制动器衬片，如果1 / 3或以上衬片还在。
机械故障是由司机滥用引起的。
正常的维修项目。

 
本担保的范围包括：

阀门缺陷（压力小于50磅）
油耗过量（超过每1000英2-1/2夸脱油）。
不要在列表中插入句子。他们打断了读者注意力使得列表其余部分无法与导言连接。例如：

本质保的范围并不包括：

1、电器，包括但不限于，微波炉，冰箱，洗碗机，电炉，洗衣机，烘干机，和垃圾处理器。，制造商通常对家电提供质保。这些质保书位于移动房屋拥有人的包内，或与车主手册放在在一起，或印在家电上。
2、着火。
3、因磨损或日晒一起的老化。
4、滥用，误用，疏忽，不小心，或发生意外造成的损坏。
5、改建或改装的房屋造成的损毁。
6、如果按照操作手册就不会发生的事故。
质保书这部分的第一个项是它的第一句。第一项的其余内容在属于质保书的其他部分（也许应该是题为"家电质保范围"独立的一段落）。

如何能写得明了

      
明了的质保要用简单的词语，短的，通顺的句子。使用日常用语不是为了迁就某些用户。即使是有经验的客户的也欣赏明了，简单的语言。

要明了，你应该避免生词和不必要的术语，并解释那些可能让顾客感到迷惑的术语。你可以简单的语言替换典型的质保用语。例如：

不要使用：
as evidenced by (something)

       commence

       compensated

       effectuate repairs

       exclusions

       extended

       remediable

       retain

       secure (warranty service)

       upon receipt of

       warrantee

       使用：

which (something) shows

       begin

       paid, repaid

       repair, make repairs, fix

       what is not covered

       given

       can be fixed

       keep

       get (warranty service)

       when (someone) receives

       you or the owner

 

 

经常用于工作范围的技术词汇会让你的质保难于阅读，如果顾客不理解它们的含义。

 

举例来说，这一段的质保书用一个对顾客很陌生的技术术语，

不包括那些
本质保范围并不包括结垢。
你应该用客户能够理解的语言解释术语，。前质保条款可以通过对解释“结垢”更清楚表达，如：
不包括那些
本质保的范围并不包括结垢（异物在油管内沉积）。

如果你使用的含糊不清名词，请务必澄清一下。举例来说，如果你声称自己的质保为一个"终身保修" ，不限于它当初的买主而是指产品整个产品的生命周期，要确保在质保书中包含这个使你的意思表达清楚的信息，。如何表达指的是产品的整个生命周期，：
质保有效的时间？

你新的Whisper消声器的质保在整个产品使用期间有效即便你卖掉它！

如果质保只包含拥有此产品的原购买者，就会与"终身全面质保"的标题相矛盾，并有误导之嫌。在此类质保的标题内有一个更好的办法来描述有效时间：
对alpintrek背包的最初购买人提供产品全面质保。

 

      
必须清楚，你应该避免用法律条文和断言句子。许多法律条款顾客并不明白。 " 法律用语 "显得虚张声势，，冷漠，往往效果很糟糕。
此外，许多法律条文已经过时并且在质保书中没有被恰当使用。有些法律术语，你应该避免使用：
 特此
 hereby

       herein/therein

       hereinabove

       hereunder

       incident to

       such, said, same (meaning "the," "this," and "that")

       thereto

这里举例说明使用的日常用语代替" 法律术语"，：
法律术语: ... warrants to the first purchaser thereof certain specified components in the [product] as is more fully set out herein.

日常用语: ... warrants certain specific parts of the product described below. The warranty applies only to the person who first bought the product.（对以下产品零部件提供质保。质保只限于产品最初购买人。）

法律用语: Damages which may inure to the buyer...

日常用语: Damages which the buyer has to pay for...（购买人必须为…损坏承担修理费用）

法律用语: ... XYZ Co. hereby warrants, subject to the conditions hereinbelow set forth...

日常用语: ... we warrant the product with the following conditions...（我们提供质保的前提条件）

为了表达清楚，你应该解释所有用到的法律条文。某些法律条文是不能更动的。

例子如下：
 可销售的
 明示质保
 隐含质保
 相应的损害赔偿
 附带的损害

如果你必须使用一个法律术语，你可以在括号内做一个解释。例如：

本担保的范围并不包括连带的损害赔偿（电器无法正常工作时其对别的财产所造成损害的修理、更换费用）。
隐含质保（不成文的质保，该产品可以供正常使用）期限为一年。

或者你使用例子。而不使用的术语"附带损害" ，你可以出条款适用的具体例子，例如：

本质保并不包括为获得保修服务往返于经销商制造商的运输费用，时间上的损失，误工损失，拖车费，公共汽车票款，出租汽车费，或其他附带的损害。