你的时间去哪里了：如何正确分配时间

你的时间去哪里了：如何正确分配时间

by Melissa Raffoni

本文提供的3步法帮你明智并且战略性地分配时间。

尽管大部分经理人从理论上知道时间是他们最宝贵的资源，但是只有很少一部分能够从战略角度来审视他们每周时间的花费。并且，只有更少的经理人能够坚持这样的习惯：持续跟踪实际花费的时间。“那些我们称之为天生领导者的人知道如何善用自己的时间，”Warren Blank 在《天生领导者的108种技能》（The 108 Skills of Natural Born Leaders）中这样写道。对于那些不在此列的人，以下就是正确的方法。

1. 把你的职责切分成不同的类别

根据工作岗位的不同，类别划分会不一样，但是它们必须既是战略的，同时也是战术的。最多不要超过6个类别。比如说，可以考虑这样的类别：

• 成长与发展。这个类别关注的是机遇，而非风险，而这些机遇能够将你带给公司的附加价值最大化。困难在于如何将时间分配给这些具有高杠杆效应的活动，千万不要让紧急但是不重要的事情把它们挤出时间表。

• 人员管理。你可以将这个类别细分为向上管理，平级管理，和向下管理。经理人都很清楚，辅导和导师能让效益最大化。然而，特别在艰难时期，它会提醒你如果没有与上级和同事的协调，你是无法产出效率的。更有甚者，每个人都同意沟通至关重要，可是到底有多少人为它预留时间呢？即使为了各项业务指标，也不要让你的沟通（在三个方向中的任何一个）踯躅不前。

• 重要的日常活动。根据你的角色，这个类别也可以进一步细分。比方说，细分为销售和服务提供等活动。

• 行政工作。这包括必需的杂事，比如说评估资源需求，面试求职者，回复电子邮件。当你把这些事加在一起的时候，不要被结果所吓倒。

2. 试问自己准备在每个类别上分配多少比例的时间

在分配比例之前，Blank建议你最好问自己一个问题：“作为一个领导者，今天有什么事是我想要达成的，而我又该如何善用时间呢？”为了回答这个问题，你需要考量占用时间的几个因素：能带给你最大效益的活动，公司的战略优先事项，你的直接上司、直接下属、以及客户的短期需求。一旦确定了时间分配的比例，就将它们转化成以小时为单位分配给各个类别，再将这些小时数加总，看看它对于你的时间框架来说是不是现实和可持续的。为了增强效果，这样的时间分配需要每季度，每月，甚至每周做相应改变。

3. 与上司和同事协调时间

让你的经理和关键同事协助你完成时间分配；如果可能的话，请他们和你分享他们的计划。与团队分享时间分配计划能够在保持关注焦点的同时增加团队的凝聚力。

管理你的时间

现在你手上拿着善用时间的计划，剩下来要做的就是不折不扣的执行它。

审核你的时间

把上周的日程表拿出来，用最新的时间分配表来衡量每个类别。这能让你清楚看到如果要继续前进，还需要什么样的调整。用时间管理日志记录时间的花费情况，对于大多数人来说，这条纪律就是成功的一半。“查看最近一次的时间记录，我惊讶地发现我在办公室里居然把一半的时间花在电话上面，要么是接听电话，要么是给没接电话的人留言，”Elaine Biech在《咨询顾问的快速启动指南：工作第一年的行动计划》（The Consultant’s Quick Start Guide: An Action Plan for Your First Year in Business）中这样写到。

Blank认为，时间审计同样可以“揭示出你在何时并且怎样从当务之急上偏离方向的。”比如说，同时做几件事（multitasking）真的对你有帮助吗？这种多任务处理的技能往往被认为是现代管理能力的必要前提，但是由Joshua Rubinstein, David Meyer, 和Jeffrey Evans在2001年所做的一次调查表明，这些人却会碰到作家在转换任务时面临的思维阻碍的情况。需要进行转换的任务越是复杂，所耗费的时间就越多，也就是说你需要花更多时间才能转到新的任务上，让大脑适应状况，然后再重新转回原来的那项任务。根据这些调查的预测，这样的转换成本可能导致一家公司的效率损失达20％至40％。

锁定你的时间

待完成任务清单（To-do list）只在一种情况下有那么一点点用处：那就是你没有为每项任务所花的时间设定参数指标。当你在准备这份清单时，仔细地评估一下每项任务可能耗费的时间，然后在你的日程表里把这块时间腾出来。这个纪律不仅会帮你完成清单，而且还可以提高你预估时间以及管理他人期望的能力。特别当你新官上任或者接下新任务的时候，尤其需要寻求帮助以便估计每项任务的时间，否则，你将会面临错过截止日期并且错误管理期望的风险。

关注自己的弱项

如果你总是将自己不擅长的工作委派出去，你的弱点将一直困扰着你。坦然承认自己的弱点，但是要采取措施强化它们。举个例子，许多经理人很难对那些提出贸然请求的下属说“不”。那么就需要让他们知道你的工作优先级以便提高自己的时间利用效率，同时也要鼓励他们与你安排相应的会议来进行讨论。

“许多人把自己的人生变成一次次的危机，”Stephen Covey在《原则至上的领导艺术》（Principle-Centered Leadership）一书中写道。“他们唯一做的优先级设定只不过是从一个问题跳到另一个。”他补充说，有效率的经理人关注的却是机遇，并且相应地安排自己的时间。“除非有了更重要的事，而不是更紧急的事，否则我们就必须按照原定计划行事。这就是纪律。”